Faktor Penentu Kesuksesan Sebuah Event Organizer

Anda pasti sudah tak asing dengan istilah event organizer atau yang biasa dikenal EO. Apa itu event organizer? Jasa event organizer merupakan suatu pihak penyelenggara acara dengan tugas untuk merancang, mengadakan, serta mengontrol sebuah event. EO adalah layanan jasa yang bergerak di bidang acara, baik skala besar ataupun kecil.

Setiap kegiatan termasuk penyelenggaraan event pasti memiliki faktor penentu kesuksesan. Apa saja faktor penentu kesuksesan event organizer? Simak penjelasannya berikut.

1. Motivation

Dalam menyelenggarakan sebuah event pasti berkaitan dengan bagaimana dan apa tujuan dari event tersebut.
Konteks dan motivasi juga merupakan sebuah hal guna menentukan strategi untuk menyelenggarakan sebuah event, contohnya target pasar, keuangan, dan juga alat yang digunakan.

Konteks atau motivasi ini juga erat kaitannya dengan isu, sehingga EO dapat mengetahui jenis peluang mengenai event apa yang akan dibuat nantinya. Misalnya, isu mengenai omnibus law yang sedang hangat, sebuah event organizing dapar membuat event mengenai omnivus law seperti seminar/diskusi omnibus law untuk mereka pada pekerja dan insdustri.

2. Content

Konten sangat berkaitan dengan konteks. Konten akan menyesuaikan dengan konteks yang akan dibawakan dalam sebuah event. Konten adalah bagaimana kita dapat merancang dan menjalankan suatu acara dengan baik sehingga tujuan acara tersebut dapat tersampaikan kepada audiens. Sebuah konten juga harus menarik dan dapat memberikan pengalaman dan kesan tersendiri pada tiap penyelenggaraannya. Konten yang menarik juga dapat meningkatkan retensi audiens event Anda.

3. Connection

Setiap bisnis apapun itu, pasti membutuhkan sebuah koneksi tak terkecuali EO. Sebuah event organizer (EO) harus memiliki koneksi yang baik. EO perlu menjalin hubungan dengan berbagai pihak seperti pemerintah, masyarakat, organisasi, vendor atau EO lainnya. Komitmen ini juga dapat menciptakan peluang lain dalam menjalankan sebuah event. Misalnya, Anda akan membuat event yang bekerjasama dengan Kementerian Pariwisata untuk sebuah event pelatihan atau pengenalan pariwisata.

4. Capital/Competency

Faktor selanjutnya adalah modal. Modal pada penyelenggaraan event sebenarnya lebih berfokus pada SDM (Sumber Daya Manusia). Anda dapat menyelenggarakan acara dengan modal nol rupiah. Namun, Anda tidak bisa mendapatkan SDM yang benar-benar mengerti untuk menyelenggarakan sebuah event. Mengapa Sumber Daya Manusia? Sejatinya persaingan EO adalah bagaimana Anda dapat mengatur dan memiliki SDM yang berkompeten di bidang acara, apalagi jika Anda berfokus pada event-event pemerintahan.

Instansi atau lembaga pemerintahan biasanya membuka peluang lelang Event Organizing (EO) dengan mensyaratkan kompetensi Sumber Daya Manusia. Standar kompetensinya meliputi; Manajemen tempat/destination, liaison officer, bidding, negotiation, sponsor, pendaftaran, konferensi, dll. Anda juga dapat memperoleh sertifikat profesi khusus event, dengan mengikuti ujian kompetensi khusus yang diberikan oleh lembaga sertifikasi MICE (Meeting, Incentive Travel, Convention, and Exhibition)

5. Communication

Faktor sukses lainnya adalah komunikasi. Menciptakan komunikasi adalah hal terpenting bagi pihak EO. Komunikasi juga bisa membangun komitmen untuk stakeholder yang terlibat. Siapa saja yang perlu Anda handle dalam membangun komunikasi untuk sebuah event? Di antaranya; pemerintah, komunitas, vendor, asosiasi, organisasi, investor, serta audiens event Anda.